5 dobrych praktyk archiwizacji danych klientów w chmurze – bezpiecznie, zgodnie z RODO i rozsądnie
7 lis
1. Wybieraj dostawcę zgodnego z RODO (UE/EEA)
Podstawowa zasada: dane klientów muszą być przechowywane w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EEA) albo z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych (np. Standardowe Klauzule Umowne – SCC). Jeśli korzystasz z usług takich jak Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox – sprawdź, gdzie fizycznie znajdują się serwery i czy masz podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych.
Porada: Zawsze żądaj dokumentu „DPA – Data Processing Agreement” od dostawcy chmury.
2. Ustal jasną politykę archiwizacji i retencji danych
Pośrednik musi przechowywać dane klientów przez okres wynikający z przepisów – np. 5 lat w świetle ustawy AML lub 6 lat z tytułu dochodzenia roszczeń cywilnych. Jednak dane nie mogą być przechowywane w nieskończoność „na wszelki wypadek”.
Porada: Stwórz prostą procedurę – kiedy dane są archiwizowane, a kiedy trwale usuwane. Automatyzuj proces (np. etykiety czasowe w chmurze).
3. Zabezpiecz dostęp – nie tylko hasłem
Hasło to za mało. Dane klientów to dane wrażliwe – każda nieautoryzowana osoba z dostępem do Twojej chmury może narazić Cię na naruszenie RODO i odpowiedzialność cywilną.
Porada:
- Używaj 2FA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe),
- Szyfruj pliki (np. VeraCrypt, BitLocker),
- Nie udostępniaj plików mailem – tylko za pomocą bezpiecznych linków czasowych.
- Nie trzymaj danych w folderze synchronizowanym na wielu urządzeniach prywatnych.
4. Dokumentuj, kto ma dostęp i na jakich zasadach
Zgodnie z RODO musisz być w stanie wykazać, kto i kiedy miał dostęp do danych. To istotne przy ewentualnej kontroli UODO.
Porada:
- Użyj logów dostępu dostępnych w większości systemów chmurowych,
- Stwórz rejestr osób uprawnionych (nawet jeśli to tylko Ty i Twój asystent),
- Wprowadź uprawnienia ograniczające – np. dostęp tylko do odczytu.
5. Zabezpiecz dane w razie zakończenia współpracy z dostawcą chmury
Co jeśli firma hostingowa przestanie istnieć albo zmieni warunki? Dane klientów nie mogą przepaść ani zostać przekazane do państwa trzeciego bez zabezpieczeń.
Porada:
- Miej kopię zapasową w innej lokalizacji,
- Ustal procedurę eksportu danych,
- Okresowo sprawdzaj dostępność usługodawcy i zgodność umów.
Podstawy prawne
- RODO – Rozporządzenie (UE) 2016/679, art. 28 (przetwarzający), art. 32 (bezpieczeństwo przetwarzania), art. 5 (zasada minimalizacji i ograniczenia przechowywania)
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- Ustawa AML (z dnia 1 marca 2018 r.), art. 49 – obowiązek przechowywania dokumentacji
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723
- Rekomendacje PUODO dot. chmury i przechowywania danych
- https://uodo.gov.pl/pl/138/1211
Podsumowanie
Chmura to dziś nieuniknione narzędzie pracy – ale tylko wtedy, gdy korzystasz z niej mądrze. Archiwizacja danych w chmurze nie może być dziełem przypadku. Potrzebujesz planu, zabezpieczeń i świadomości regulacyjnej. Pamiętaj – dane klientów to Twoja odpowiedzialność, nawet jeśli fizycznie są „gdzieś w serwerowni”.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
13 lis
Jak wdrożyć wewnętrzną politykę ochrony danych bez zatrudniania prawnika? Praktyczny przewodnik dla
Wielu pośredników kredytowych nie dysponuje budżetem na stałą obsługę prawną, a jednocześnie musi spełniać rygorystyczne wymogi RODO. Wewnętrzna polityka ochrony danych to jeden z kluczowych dokumentów, który może ochronić Cię przed karą UODO – ale jak ją przygotować samodzielnie, nie tracąc tygodni na analizowanie przepisów? Ten artykuł to praktyczny przewodnik: pokazujemy, co powinna zawierać polityka ochrony danych, jak ją wdrożyć krok po kroku oraz jakie gotowe wzory i narzędzia możesz wykorzystać – bez konieczności angażowania kancelarii.
15 paź
Jak mówić klientowi o prowizji – język zgodny z regulacją i transparentny?
Rozmowa o prowizji z klientem bywa niezręczna, ale nie musi taka być – o ile pośrednik zna zasady przejrzystości określone w przepisach prawa i potrafi je przekuć w jasną, uczciwą komunikację. W świetle ustawy o kredycie hipotecznym oraz przepisów o ochronie konsumentów, pośrednik nie tylko ma obowiązek informować o wysokości prowizji, ale również musi robić to w sposób zrozumiały, niebudzący wątpliwości i zgodny z zasadami uczciwego obrotu. Ten artykuł pomoże Ci ułożyć jasny komunikat o prowizji, uniknąć błędów prawnych i językowych oraz zbudować z klientem relację opartą na zaufaniu – bez niedomówień.
13 paź
15 lat Razem. Razem Możemy Więcej.
Rok 2025 jest dla nas wyjątkowy — to właśnie teraz świętujemy 15-lecie Grupy SG. Piętnaście lat pełnych wyzwań, zmian, sukcesów i nieustannego rozwoju. Ale przede wszystkim piętnaście lat ludzi, których energia, pasja i zaangażowanie zbudowały to, kim jesteśmy dzisiaj.