Jak wdrożyć wewnętrzną politykę ochrony danych bez zatrudniania prawnika? Praktyczny przewodnik dla
13 lis
1. Zacznij od mapy danych – czyli co, gdzie, dlaczego i jak długo
Zanim napiszesz politykę, musisz wiedzieć, jakie dane przetwarzasz. Wypisz:
- dane osobowe, które zbierasz (np. imię, PESEL, dane kredytowe),
- cele przetwarzania (np. ocena zdolności kredytowej, kontakt z klientem),
- sposób przechowywania (komputer, chmura, papier),
- czas przechowywania (np. 5 lat zgodnie z AML),
- podstawę prawną przetwarzania (RODO, AML, ustawa o kredycie hipotecznym).
Porada: Stwórz prostą tabelę – będzie punktem wyjścia do polityki.
2. Stwórz dokument polityki – nawet prosty szablon wystarczy
Dokument polityki powinien zawierać:
- opis kategorii danych i celów przetwarzania,
- procedury bezpieczeństwa (hasła, kopie zapasowe, szyfrowanie),
- zasady udzielania dostępu do danych (np. tylko właściciel firmy),
- sposób realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. formularz kontaktowy),
- plan działania w razie naruszenia (np. zgłoszenie do UODO w 72h),
- datę utworzenia i nazwisko osoby odpowiedzialnej.
Porada: W internecie znajdziesz gotowe wzory – np. na stronie UODO lub w ramach projektów dla MŚP.
3. Stwórz procedurę obsługi żądań RODO – np. prawa dostępu lub bycia zapomnianym
Nawet jeśli klient nigdy nie skorzysta z tych praw, musisz mieć gotową procedurę:
- gdzie kierować wniosek (adres mailowy? formularz?),
- ile masz czasu na odpowiedź (do 30 dni),
- jakie dane należy potwierdzić (czy klient to rzeczywiście osoba, której dane dotyczą?),
- jak dokumentować odpowiedzi (wydruk, kopia maila).
Porada: Przygotuj prosty wzór pisma do klienta – pomoże przy kontroli.
4. Nie zapomnij o rejestrze czynności przetwarzania (RODO, art. 30)
Pośrednicy nie zawsze wiedzą, że muszą prowadzić tzw. RCPD – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych. To obowiązkowy dokument, który możesz przygotować samodzielnie – w formie tabeli Excela lub Worda.
Rejestr powinien zawierać:
- kto przetwarza dane (Ty jako administrator),
- jakie dane, w jakim celu,
- komu dane są udostępniane,
- ile czasu je przechowujesz,
- jak są zabezpieczone.
Porada: UODO udostępnia darmowe szablony RCPD w PDF i Excelu.
5. Przeszkol siebie (i współpracowników)
Nawet jeśli jesteś jednoosobową firmą, warto udokumentować, że znasz zasady przetwarzania danych i że zapoznałeś się z polityką. Przy kontroli UODO to istotny dowód rzetelności.
Porada: Wydrukuj politykę, podpisz i nadaj numer wersji. Jeśli zatrudniasz osobę pomocniczą – dołącz dokument zapoznania się z procedurą.
Podstawy prawne
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności:
- art. 24 – obowiązek wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych,
- art. 30 – prowadzenie rejestru czynności,
- art. 32 – zabezpieczenie danych osobowych
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- Strona UODO – przykładowe wzory dokumentów dla mikroprzedsiębiorców
- https://uodo.gov.pl/pl/404/2240
Podsumowanie
Wdrożenie wewnętrznej polityki ochrony danych nie musi kosztować ani złotówki. Wystarczy trochę czasu, świadomość przepisów i korzystanie z gotowych narzędzi. Dobrze przygotowany dokument to nie tylko spełnienie obowiązku, ale także dowód Twojej rzetelności i profesjonalizmu – a to liczy się zarówno w oczach klientów, jak i podczas kontroli UODO.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
7 lis
5 dobrych praktyk archiwizacji danych klientów w chmurze – bezpiecznie, zgodnie z RODO i rozsądnie
Archiwizacja danych klientów to obowiązek wynikający z prawa, ale także kluczowy element budowania zaufania i bezpieczeństwa operacyjnego. Coraz więcej pośredników korzysta z usług chmurowych, które oferują wygodę i skalowalność. Jednak – czy robimy to zgodnie z prawem? Czy nasze dane są naprawdę bezpieczne? Ten artykuł podpowiada, jak archiwizować dane klientów w chmurze, zgodnie z RODO, bezpiecznie i efektywnie, uwzględniając specyfikę działalności pośrednika kredytowego.
15 paź
Jak mówić klientowi o prowizji – język zgodny z regulacją i transparentny?
Rozmowa o prowizji z klientem bywa niezręczna, ale nie musi taka być – o ile pośrednik zna zasady przejrzystości określone w przepisach prawa i potrafi je przekuć w jasną, uczciwą komunikację. W świetle ustawy o kredycie hipotecznym oraz przepisów o ochronie konsumentów, pośrednik nie tylko ma obowiązek informować o wysokości prowizji, ale również musi robić to w sposób zrozumiały, niebudzący wątpliwości i zgodny z zasadami uczciwego obrotu. Ten artykuł pomoże Ci ułożyć jasny komunikat o prowizji, uniknąć błędów prawnych i językowych oraz zbudować z klientem relację opartą na zaufaniu – bez niedomówień.
13 paź
15 lat Razem. Razem Możemy Więcej.
Rok 2025 jest dla nas wyjątkowy — to właśnie teraz świętujemy 15-lecie Grupy SG. Piętnaście lat pełnych wyzwań, zmian, sukcesów i nieustannego rozwoju. Ale przede wszystkim piętnaście lat ludzi, których energia, pasja i zaangażowanie zbudowały to, kim jesteśmy dzisiaj.