Checklista zgodności z RODO – 7 kroków dla pośrednika finansowego
8 sie
1. Zidentyfikuj, jakie dane przetwarzasz i po co
Przygotuj rejestr czynności przetwarzania – nawet w formie prostego arkusza. Zapisz w nim:
- Jakie dane przetwarzasz (np. dane kontaktowe, dane finansowe, dane osobowe współmałżonka),
- W jakim celu (np. przygotowanie wniosku kredytowego, kontakt z klientem, marketing),
- Na jakiej podstawie prawnej (np. zgoda, obowiązek prawny, wykonanie umowy),
- Jak długo dane są przechowywane i kto ma do nich dostęp.
Ten krok to fundament kontroli UODO – nie warto go pomijać.
2. Zadbaj o podstawy prawne przetwarzania
Nie każde przetwarzanie danych wymaga zgody klienta. Czasem podstawą może być:
- wykonanie umowy (np. zawarcie umowy pośrednictwa),
- obowiązek prawny (np. przechowywanie danych do celów AML, podatkowych),
- uzasadniony interes (np. obrona przed roszczeniami).
Nie zbieraj zgód „na zapas” – to częsty błąd!
3. Zapewnij klauzule informacyjne – przejrzystość przede wszystkim
Każdy klient powinien otrzymać klauzulę informacyjną w momencie zbierania danych – niezależnie od tego, czy doszło do podpisania umowy. W klauzuli powinny się znaleźć:
- dane administratora,
- cele i podstawy przetwarzania,
- prawa osoby, której dane dotyczą,
- informacje o odbiorcach danych i okresie ich przechowywania.
Najlepiej mieć osobny dokument z podpisem lub elektroniczne potwierdzenie jego akceptacji.
4. Zadbaj o bezpieczeństwo danych – fizyczne i cyfrowe
Upewnij się, że:
- komputer, telefon i system CRM mają aktualne zabezpieczenia (antywirus, hasła, dostęp tylko dla Ciebie),
- dokumenty papierowe są zamykane w szafach lub segregatorach z dostępem tylko dla uprawnionych,
- nie wysyłasz danych klientów przez niezabezpieczone kanały (np. zwykły e-mail bez szyfrowania).
Wycieki danych najczęściej wynikają z zaniedbań technicznych, nie ataków hakerskich.
5. Ureguluj relacje z partnerami – umowy powierzenia danych
Jeśli korzystasz z:
- usług księgowości,
- zewnętrznych systemów CRM,
- marketingowców,
- kancelarii prawnych,
musisz podpisać z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych. To Ty jako administrator odpowiadasz za ich działania wobec Twoich klientów.
Brak takiej umowy to naruszenie RODO, nawet jeśli partner działa zgodnie z prawem.
6. Zadbaj o realizację praw klientów
Klient ma prawo m.in. do:
- dostępu do swoich danych,
- ich poprawienia,
- żądania ograniczenia przetwarzania,
- usunięcia (w określonych sytuacjach),
- przeniesienia danych.
Miej wzory odpowiedzi i procedury – nie trzeba spełniać każdego żądania, ale trzeba wiedzieć, jak reagować.
7. Opracuj prostą politykę prywatności i procedurę reagowania na naruszenia
Dla własnego bezpieczeństwa przygotuj dokumenty wewnętrzne:
- Politykę prywatności – do wglądu dla klientów (np. na stronie lub w PDF),
- Procedurę zgłaszania naruszeń – czyli co zrobić, gdy np. wyślesz dane omyłkowo do innego klienta.
Brak reakcji lub niezgłoszenie naruszenia może skutkować dotkliwymi karami.
Podstawy prawne i źródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001000
- Wytyczne UODO i EROD – dostępne na https://uodo.gov.pl
Podsumowanie
RODO to nie jednorazowy obowiązek, lecz proces. Dobrze zorganizowany pośrednik finansowy powinien mieć uporządkowaną dokumentację, świadomość podstaw prawnych i wdrożone minimum procedur ochrony danych. Nasza 7-punktowa checklista może być punktem wyjścia – lub bazą do audytu zgodności. RODO nie musi być koszmarem – wystarczy działać systematycznie.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
13 lis
Jak wdrożyć wewnętrzną politykę ochrony danych bez zatrudniania prawnika? Praktyczny przewodnik dla
Wielu pośredników kredytowych nie dysponuje budżetem na stałą obsługę prawną, a jednocześnie musi spełniać rygorystyczne wymogi RODO. Wewnętrzna polityka ochrony danych to jeden z kluczowych dokumentów, który może ochronić Cię przed karą UODO – ale jak ją przygotować samodzielnie, nie tracąc tygodni na analizowanie przepisów? Ten artykuł to praktyczny przewodnik: pokazujemy, co powinna zawierać polityka ochrony danych, jak ją wdrożyć krok po kroku oraz jakie gotowe wzory i narzędzia możesz wykorzystać – bez konieczności angażowania kancelarii.
7 lis
5 dobrych praktyk archiwizacji danych klientów w chmurze – bezpiecznie, zgodnie z RODO i rozsądnie
Archiwizacja danych klientów to obowiązek wynikający z prawa, ale także kluczowy element budowania zaufania i bezpieczeństwa operacyjnego. Coraz więcej pośredników korzysta z usług chmurowych, które oferują wygodę i skalowalność. Jednak – czy robimy to zgodnie z prawem? Czy nasze dane są naprawdę bezpieczne? Ten artykuł podpowiada, jak archiwizować dane klientów w chmurze, zgodnie z RODO, bezpiecznie i efektywnie, uwzględniając specyfikę działalności pośrednika kredytowego.
15 paź
Jak mówić klientowi o prowizji – język zgodny z regulacją i transparentny?
Rozmowa o prowizji z klientem bywa niezręczna, ale nie musi taka być – o ile pośrednik zna zasady przejrzystości określone w przepisach prawa i potrafi je przekuć w jasną, uczciwą komunikację. W świetle ustawy o kredycie hipotecznym oraz przepisów o ochronie konsumentów, pośrednik nie tylko ma obowiązek informować o wysokości prowizji, ale również musi robić to w sposób zrozumiały, niebudzący wątpliwości i zgodny z zasadami uczciwego obrotu. Ten artykuł pomoże Ci ułożyć jasny komunikat o prowizji, uniknąć błędów prawnych i językowych oraz zbudować z klientem relację opartą na zaufaniu – bez niedomówień.
13 paź
15 lat Razem. Razem Możemy Więcej.
Rok 2025 jest dla nas wyjątkowy — to właśnie teraz świętujemy 15-lecie Grupy SG. Piętnaście lat pełnych wyzwań, zmian, sukcesów i nieustannego rozwoju. Ale przede wszystkim piętnaście lat ludzi, których energia, pasja i zaangażowanie zbudowały to, kim jesteśmy dzisiaj.