Jak przygotować firmę do kontroli UODO lub GIIF?
5 sie
Co kontroluje UODO?
UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) sprawdza zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO. Pod lupę trafiają m.in.:
- legalność zbierania danych (np. zgody marketingowe, podstawy przetwarzania),
- realizacja praw klientów (np. prawo dostępu, usunięcia, sprostowania),
- bezpieczeństwo danych (organizacyjne i techniczne środki ochrony),
- dokumentacja RODO (rejestry czynności przetwarzania, polityki prywatności, umowy powierzenia),
- zgłaszanie naruszeń danych osobowych.
Co kontroluje GIIF?
GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej) – działający przy Ministerstwie Finansów – kontroluje przestrzeganie ustawy AML, czyli przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Kluczowe obszary kontroli to:
- realizacja obowiązków identyfikacji i weryfikacji klienta,
- analiza transakcji podejrzanych,
- prowadzenie rejestru transakcji ponadprogowych,
- zgłaszanie transakcji do systemu STIR lub GIIF,
- polityki wewnętrzne AML i procedury KYC (Know Your Customer),
- szkolenia personelu i nadzór wewnętrzny.
Jak przygotować się do kontroli? – Lista kontrolna
✅ 1. Kompletna dokumentacja RODO i AML
- Rejestr czynności przetwarzania (RODO, art. 30)
- Polityka ochrony danych i polityka bezpieczeństwa
- Umowy powierzenia danych osobowych
- Procedura realizacji praw osób fizycznych
- Polityka AML (wymagana ustawowo!)
- Procedura weryfikacji klienta (KYC)
- Rejestr transakcji i zgłoszeń do GIIF (jeśli dotyczy)
✅ 2. Aktualne szkolenia pracowników
- Minimum 1 raz w roku: szkolenie z RODO i AML
- Potwierdzenie odbycia szkoleń (lista obecności, testy wiedzy, certyfikaty)
- Osoba wyznaczona do nadzoru nad zgodnością (np. Inspektor Ochrony Danych lub osoba ds. AML)
✅ 3. Gotowość operacyjna i techniczna
- System backupów danych i dostęp do archiwów
- Zabezpieczenia informatyczne (hasła, dostęp, szyfrowanie)
- Uprawnienia do danych (kto ma dostęp i do czego)
✅ 4. Procedury w sytuacjach kryzysowych
- Procedura zgłaszania naruszeń danych (do UODO w 72h)
- Procedura zgłoszenia transakcji podejrzanej do GIIF
- Plan działań naprawczych w razie stwierdzenia uchybień
Czego najczęściej brakuje firmom pośredniczącym?
❌ brak rejestru czynności przetwarzania (RODO)
❌ brak udokumentowanej polityki AML
❌ brak szkolenia personelu (lub brak potwierdzenia jego odbycia)
❌ brak reakcji na prośby klientów o dostęp do danych
❌ nieaktualne lub niepodpisane umowy powierzenia danych z dostawcami systemów CRM
Jak wygląda kontrola w praktyce?
Zazwyczaj kontrola jest zapowiedziana – urząd wysyła zawiadomienie i wskazuje, jakie dokumenty mają być przygotowane. Inspektorzy mogą przyjechać na miejsce lub poprosić o przesłanie dokumentacji.
Masz obowiązek współpracować, udostępnić żądane informacje i zapewnić dostęp do systemów. W przypadku uchybień możesz otrzymać zalecenia pokontrolne, a w poważniejszych sytuacjach – decyzję administracyjną lub nawet karę finansową.
Podstawy prawne i źródła
- RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) – art. 30–33, 5–6:
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- Ustawa AML z dnia 1 marca 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 723 z późn. zm.):
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723
- UODO – oficjalna strona z wzorami dokumentów i wyjaśnieniami:
- https://uodo.gov.pl
- GIIF – informacje, raporty i formularze zgłoszeń:
- https://www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej
Podsumowanie
Dla pośrednika finansowego kontrola UODO lub GIIF nie musi być stresująca – pod warunkiem, że wcześniej zadbał o dokumentację, szkolenia i procedury. Zaskoczenie i chaos to najgorszy możliwy scenariusz. Warto więc już dziś zrobić audyt zgodności, przeszkolić zespół i uaktualnić polityki. Pamiętaj – niewiedza nie chroni przed odpowiedzialnością, a dobrze przygotowana firma wygrywa nie tylko z urzędami, ale też z konkurencją.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
15 paź
Jak mówić klientowi o prowizji – język zgodny z regulacją i transparentny?
Rozmowa o prowizji z klientem bywa niezręczna, ale nie musi taka być – o ile pośrednik zna zasady przejrzystości określone w przepisach prawa i potrafi je przekuć w jasną, uczciwą komunikację. W świetle ustawy o kredycie hipotecznym oraz przepisów o ochronie konsumentów, pośrednik nie tylko ma obowiązek informować o wysokości prowizji, ale również musi robić to w sposób zrozumiały, niebudzący wątpliwości i zgodny z zasadami uczciwego obrotu. Ten artykuł pomoże Ci ułożyć jasny komunikat o prowizji, uniknąć błędów prawnych i językowych oraz zbudować z klientem relację opartą na zaufaniu – bez niedomówień.
13 paź
15 lat Razem. Razem Możemy Więcej.
Rok 2025 jest dla nas wyjątkowy — to właśnie teraz świętujemy 15-lecie Grupy SG. Piętnaście lat pełnych wyzwań, zmian, sukcesów i nieustannego rozwoju. Ale przede wszystkim piętnaście lat ludzi, których energia, pasja i zaangażowanie zbudowały to, kim jesteśmy dzisiaj.
30 wrz
Szablon formularza ESIS – jak przygotować zgodnie z wymogami unijnymi?
Formularz ESIS (European Standardised Information Sheet) to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie udzielania kredytu hipotecznego – stanowi podstawowe źródło informacji dla klienta i fundament realizacji obowiązków informacyjnych pośrednika kredytowego. Zgodnie z prawem unijnym, ESIS musi być przekazany klientowi na odpowiednim etapie procesu i w odpowiednim formacie, a jego treść nie podlega swobodnej interpretacji. Dobrze przygotowany formularz ESIS to nie tylko zgodność z przepisami, ale także realna pomoc dla klienta w porównaniu ofert. W tym artykule pokazuję, jak krok po kroku zbudować prawidłowy formularz ESIS, jakie elementy są obowiązkowe i czego należy bezwzględnie unikać.
8 wrz
Jak zaktualizować formularze zgód, by były zgodne z przepisami?
Formularze zgód są jednym z najczęściej powielanych dokumentów w firmach pośrednictwa finansowego – a jednocześnie najczęściej powielają błędy sprzeczne z RODO i ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zbyt ogólne zapisy, zgody łączone z obowiązkami ustawowymi, „ptaszek” zaznaczony domyślnie – to typowe pułapki. Dla pośrednika finansowego dobrze skonstruowana zgoda to nie tylko obowiązek – to dowód na profesjonalizm i tarcza ochronna w razie sporu. W tym artykule pokazuję, jak zaktualizować zgody w zgodzie z najnowszymi wymogami, decyzjami UODO i orzecznictwem.