Jak przygotować się do kontroli KNF – praktyczne wskazówki dla pośrednika kredytowego

Co kontroluje KNF u pośredników?

Zakres kontroli zależy od rodzaju licencji (kredyty konsumenckie, hipoteczne, instytucja pożyczkowa itp.), ale najczęściej obejmuje:

1. Wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec klienta (np. formularz informacyjny, reprezentowanie konkretnego banku).
2. Zgodność z przepisami ustawy o kredycie konsumenckim i hipotecznym.
3. Procedury przeciwdziałania nadużyciom (compliance, AML).
4. Zasady wynagradzania pracowników i współpracowników.
5. Dokumentację związaną z procesem doradczym i reklamacjami.
6. Przestrzeganie wymogów organizacyjnych i kompetencyjnych.

7 praktycznych kroków do przygotowania firmy na kontrolę KNF

1. Zrób wewnętrzny audyt zgodności (compliance check)

• Przejrzyj wszystkie procedury, formularze i wzory umów.
• Sprawdź, czy są zgodne z aktualnymi regulacjami (kredyt hipoteczny, konsumencki, RODO, AML).
• Zidentyfikuj ryzyka – np. braki w dokumentacji, przeterminowane zgody.

Audyt możesz przeprowadzić samodzielnie lub z pomocą prawnika/compliance officera.

2. Zweryfikuj obowiązki informacyjne wobec klienta

• Czy klient otrzymuje formularz informacyjny przed podpisaniem umowy?
• Czy dokumenty zawierają informacje o reprezentowanych bankach?
• Czy masz potwierdzenie, że klient zapoznał się z dokumentacją?

Brak tych elementów to jeden z najczęstszych zarzutów przy kontrolach.

3. Przygotuj kompletną dokumentację klientów

Na kontrolę KNF powinieneś być w stanie przedstawić np.:

• kopie umów pośrednictwa i kredytowych,
• klauzule informacyjne RODO,
• dokumentację z przebiegu procesu doradztwa (np. ewidencja spotkań, komunikacja),
• potwierdzenia realizacji obowiązków informacyjnych.

Uporządkowanie dokumentacji to dowód profesjonalizmu – nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.

4. Zadbaj o zgodność z ustawą AML

• Czy masz dokumentację klienta (KYC)?
• Czy Twoje procedury AML są na piśmie i aktualne?
• Czy przeprowadzasz ocenę ryzyka i szkolenia?

Jeśli jesteś „instytucją obowiązaną” (np. współpracujesz z instytucją kredytową), KNF może sprawdzić też zgodność AML.

5. Oceń i udokumentuj kompetencje zespołu

• Czy pracownicy i współpracownicy posiadają wymagane kwalifikacje?
• Czy odbyli szkolenia (np. z ustawy o kredycie hipotecznym, AML, RODO)?
• Czy potrafią wykazać się znajomością procedur?
•  Lista szkoleń, certyfikatów i testów wiedzy to solidna obrona przy pytaniach o kompetencje.

6. Zadbaj o politykę wynagradzania – zgodną z etyką i ustawą

• Czy Twoje wynagrodzenie nie zachęca do sprzedaży nieodpowiednich produktów?
• Czy sposób rozliczeń z partnerami i agentami jest transparentny i opisany w umowie?

KNF przykłada dużą wagę do etycznych standardów w doradztwie.

7. Przygotuj zespół na wizytę inspektorów KNF

• Ustal osobę kontaktową (koordynatora kontroli),
• Poinformuj zespół, jak odpowiadać na pytania – zgodnie z faktami, bez zatajania,
• Przećwicz scenariusz kontroli – symulacja może ujawnić luki.

 Pewność siebie i współpraca z kontrolującymi zawsze działa na Twoją korzyść.

Podstawy prawne i źródła

• Ustawa z dnia 23 marca 2017 r. o kredycie hipotecznym oraz o nadzorze nad pośrednikami kredytu hipotecznego i agentami
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20170000819
• Ustawa z dnia 12 maja 2011 r. o kredycie konsumenckim
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20111310571
• Ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML)
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20001161117
• Komunikaty KNF i przewodniki dla rynku
• https://www.knf.gov.pl

Podsumowanie

Kontrola KNF nie musi być powodem do paniki, o ile Twoja firma działa transparentnie, zgodnie z przepisami i posiada właściwą dokumentację. Im lepiej przygotujesz siebie i zespół – tym mniejsze ryzyko zarzutów i sankcji. Traktuj to jako okazję do weryfikacji i podniesienia standardów – bo profesjonalizm w oczach nadzoru to również przewaga rynkowa.