Mikrorachunki pod lupą – co pośrednik musi wiedzieć o nowych obowiązkach płatniczych?

Nowe przepisy dotyczące mikrorachunków i płatności – jak wpływają na praktykę firm pośredniczących?

Od początku 2020 roku każda firma i osoba prowadząca działalność gospodarczą ma przypisany tzw. mikrorachunek podatkowy, który służy do regulowania zobowiązań wobec urzędów skarbowych. W 2024 roku, w ramach cyfryzacji usług publicznych i wzmacniania nadzoru nad przepływami finansowymi, mikrorachunki zyskały nowe znaczenie – także dla pośredników finansowych i ich kontrahentów.

Co to jest mikrorachunek podatkowy?

To indywidualny numer rachunku bankowego, na który przedsiębiorcy i osoby fizyczne regulują swoje należności z tytułu:

• podatku dochodowego (PIT, CIT),
• podatku od towarów i usług (VAT),
• niektórych opłat celnych.

Numer mikrorachunku można sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów, wpisując NIP lub PESEL.

Co się zmieniło w 2024 roku?

1. Weryfikacja mikrorachunku jako część należytej staranności

Dla firm pośredniczących oznacza to konieczność:

• potwierdzania, że kontrahent (np. agent, partner B2B) posiada aktywny mikrorachunek,
• gromadzenia dokumentacji potwierdzającej płatności na właściwe rachunki (np. zaliczki, wynagrodzenia),
• unikania rozliczeń z podmiotami, których rachunki nie znajdują się w wykazie KAS (białej liście).

Brak weryfikacji = ryzyko braku możliwości zaliczenia kosztu do podatku.

2. Mikrorachunki a tzw. płatności wrażliwe

Pośrednicy obsługujący większe wypłaty prowizji lub premie dla agentów muszą upewnić się, że:

• wszystkie płatności są kierowane na firmowe lub zarejestrowane rachunki, zgodnie z danymi w CEIDG lub rejestrze REGON,
• nie dochodzi do rozdrobnienia wypłat na rachunki prywatne bez uzasadnienia – to może zostać zakwalifikowane jako unikanie podatkowe.

3. Raportowanie i księgowanie – większa przejrzystość

Firmy pośredniczące (np. multiagencje, brokerzy) muszą:

• zapewnić zgodność danych rachunków w umowach i systemach księgowych z mikrorachunkami i białą listą,
• raportować płatności do urzędów w sposób umożliwiający ich identyfikację z danymi kontrahentów.

Jak dostosować praktykę firmy?

1. Ustandaryzuj umowy z agentami i pośrednikami:

Każda umowa powinna zawierać:

• numer mikrorachunku kontrahenta,
• klauzulę o aktualizacji danych rachunku w razie zmiany,
• zobowiązanie do korzystania wyłącznie z oficjalnie zgłoszonych rachunków.

2. Zautomatyzuj weryfikację kontrahentów:

Regularne sprawdzanie białej listy i zgodności mikrorachunków staje się elementem procedur AML i compliance.

3. Dokumentuj płatności i zgłoszenia:

Każda wypłata powinna mieć potwierdzenie trafienia na mikrorachunek lub rachunek firmowy – w razie kontroli to kluczowy dowód należytej staranności.

Sankcje i ryzyka

• Brak możliwości zaliczenia kosztów (np. wypłat prowizyjnych) do kosztów uzyskania przychodu,
• Odpowiedzialność solidarna z nieuczciwym kontrahentem – jeśli okaże się, że jego rachunek nie był zgłoszony,
• Ryzyko zarzutów o udział w karuzelach podatkowych – zwłaszcza w przypadkach „pustych” firm-agentów.

Podsumowanie

Mikrorachunki to nie tylko techniczny szczegół, ale realne narzędzie kontroli i weryfikacji uczciwości rozliczeń. Dla pośredników oznaczają obowiązek precyzyjnego dokumentowania płatności i zapewnienia zgodności z aktualnymi danymi kontrahentów. W 2024 roku nadzór nad płatnościami staje się bardziej zautomatyzowany, a cyfrowa przejrzystość – fundamentem bezpiecznego biznesu.