Procedura AML krok po kroku – wzór do wdrożenia w Twojej firmie
29 sie
Kto podlega AML? Czy pośrednik to „instytucja obowiązana”?
Zgodnie z art. 2 ustawy AML, instytucją obowiązaną jest m.in.:
- instytucja kredytowa,
- instytucja finansowa (w tym pośrednicy kredytowi działający w imieniu banku),
- podmioty prowadzące działalność w zakresie usług płatniczych lub pożyczkowych.
Jeśli jesteś pośrednikiem kredytowym wpisanym do rejestru KNF i podpisujesz umowy z klientami w imieniu banku lub instytucji pożyczkowej – jesteś instytucją obowiązaną.
Procedura AML – krok po kroku (wzór)
Krok 1: Powołaj osobę odpowiedzialną za AML
- Możesz wskazać właściciela firmy, członka zarządu lub wyznaczonego pracownika.
- Osoba ta odpowiada za nadzór nad realizacją obowiązków i kontakt z GIIF.
W małych firmach wystarczy formalne wskazanie osoby w procedurze i jej przeszkolenie.
Krok 2: Opracuj pisemną procedurę wewnętrzną AML
Procedura powinna zawierać:
- identyfikację i weryfikację klientów (KYC),
- ocenę ryzyka klienta,
- sposób monitorowania transakcji,
- zasady zgłaszania transakcji podejrzanych (SAR) do GIIF,
- system szkoleń dla pracowników,
- tryb przechowywania dokumentacji AML.
Możesz skorzystać z dostępnych szablonów lub zlecić przygotowanie dokumentu kancelarii – ale najważniejsze, by treść była dopasowana do skali i charakteru działalności.
Krok 3: Przeprowadź analizę ryzyka
- Zidentyfikuj, jakie grupy klientów obsługujesz i jakie mogą występować zagrożenia.
- Oceń ryzyko pod kątem: kraju pochodzenia klienta, rodzaju usługi, formy płatności.
- Udokumentuj analizę w formie arkusza lub tabeli.
To obowiązek wynikający z art. 27 ustawy AML.
Krok 4: Wprowadź procedurę identyfikacji klienta (KYC)
Wymagaj od klienta:
- danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, PESEL lub NIP),
- dokumentu tożsamości,
- ustalenia beneficjenta rzeczywistego (dla firm),
- informacji o źródle środków.
W przypadku podejrzeń lub transakcji nietypowych możesz żądać dodatkowych dokumentów.
Krok 5: Monitoruj transakcje i zgłaszaj podejrzane
Jeśli zauważysz:
- próbę obejścia procedur (np. niechęć do przedstawienia dokumentów),
- transakcje niestandardowe lub niewspółmierne do sytuacji klienta,
- podejrzenie działania na cudze konto,
Sporządź raport i zgłoś transakcję do GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej).
Nie informuj klienta o zgłoszeniu – obowiązuje zakaz tzw. tipping off.
Krok 6: Szkol swoich pracowników i współpracowników
- Minimum raz w roku powinieneś przeszkolić zespół z podstaw AML.
- Dokumentuj szkolenia – data, zakres, podpis uczestnika.
W razie kontroli GIIF lub KNF to jeden z pierwszych dokumentów, o które zostaniesz zapytany.
Krok 7: Przechowuj dokumentację przez 5 lat
Dokumenty AML (KYC, ocena ryzyka, zgłoszenia, procedury, szkolenia) przechowuj przez co najmniej 5 lat od zakończenia relacji z klientem.
Zadbaj o bezpieczne archiwizowanie – również cyfrowe.
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.)
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723
- Wytyczne GIIF – https://www.gov.pl/web/finanse/giif
Podsumowanie
Dobrze przygotowana procedura AML to dziś nie tylko wymóg ustawowy, ale również tarcza ochronna przed ryzykiem odpowiedzialności. Wdrożenie nie musi być trudne – wystarczy 7 kroków, by Twoja firma działała zgodnie z przepisami i była gotowa na każdą kontrolę. Najważniejsze to nie odkładać tego obowiązku – zwłaszcza, że odpowiedzialność za brak procedur ponosi nie tylko firma, ale i jej właściciel lub zarząd.
Zoptymalizuj swoje finanse już dziś
Zainwestuj w swoją przyszłość finansową. Sprawdź nasze usługi, które pomogą Ci w zarządzaniu kredytami i finansami.
Przeglądaj inne artykuły
15 paź
Jak mówić klientowi o prowizji – język zgodny z regulacją i transparentny?
Rozmowa o prowizji z klientem bywa niezręczna, ale nie musi taka być – o ile pośrednik zna zasady przejrzystości określone w przepisach prawa i potrafi je przekuć w jasną, uczciwą komunikację. W świetle ustawy o kredycie hipotecznym oraz przepisów o ochronie konsumentów, pośrednik nie tylko ma obowiązek informować o wysokości prowizji, ale również musi robić to w sposób zrozumiały, niebudzący wątpliwości i zgodny z zasadami uczciwego obrotu. Ten artykuł pomoże Ci ułożyć jasny komunikat o prowizji, uniknąć błędów prawnych i językowych oraz zbudować z klientem relację opartą na zaufaniu – bez niedomówień.
13 paź
15 lat Razem. Razem Możemy Więcej.
Rok 2025 jest dla nas wyjątkowy — to właśnie teraz świętujemy 15-lecie Grupy SG. Piętnaście lat pełnych wyzwań, zmian, sukcesów i nieustannego rozwoju. Ale przede wszystkim piętnaście lat ludzi, których energia, pasja i zaangażowanie zbudowały to, kim jesteśmy dzisiaj.
30 wrz
Szablon formularza ESIS – jak przygotować zgodnie z wymogami unijnymi?
Formularz ESIS (European Standardised Information Sheet) to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie udzielania kredytu hipotecznego – stanowi podstawowe źródło informacji dla klienta i fundament realizacji obowiązków informacyjnych pośrednika kredytowego. Zgodnie z prawem unijnym, ESIS musi być przekazany klientowi na odpowiednim etapie procesu i w odpowiednim formacie, a jego treść nie podlega swobodnej interpretacji. Dobrze przygotowany formularz ESIS to nie tylko zgodność z przepisami, ale także realna pomoc dla klienta w porównaniu ofert. W tym artykule pokazuję, jak krok po kroku zbudować prawidłowy formularz ESIS, jakie elementy są obowiązkowe i czego należy bezwzględnie unikać.
8 wrz
Jak zaktualizować formularze zgód, by były zgodne z przepisami?
Formularze zgód są jednym z najczęściej powielanych dokumentów w firmach pośrednictwa finansowego – a jednocześnie najczęściej powielają błędy sprzeczne z RODO i ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zbyt ogólne zapisy, zgody łączone z obowiązkami ustawowymi, „ptaszek” zaznaczony domyślnie – to typowe pułapki. Dla pośrednika finansowego dobrze skonstruowana zgoda to nie tylko obowiązek – to dowód na profesjonalizm i tarcza ochronna w razie sporu. W tym artykule pokazuję, jak zaktualizować zgody w zgodzie z najnowszymi wymogami, decyzjami UODO i orzecznictwem.